Master data: logistieke data van artikelen verzamelen

Masterdata, artikelstamdata, stamdata of volumetrics: allemaal benamingen voor data die per SKU de logistieke eigenschappen weergeven. Door verregaande digitalisering van supply chain en logistiek zijn deze data onmisbaar.

Wat zijn master data?

Master data of stamdata zijn de kritische gegevens voor een bepaald proces of organisatie. Stamgegevens komen voor in allerlei situaties en disciplines. Het gaat echter altijd om belangrijke gegevens die nodig zijn om een bepaald proces te kunnen uitvoeren.

De stamdata die nodig zijn voor een logistiek proces zijn weer anders dan voor bijv. een boekhoudkundig of medisch proces. In de logistiek gaat het vooral om de kritische productgegevens zoals lengte, breedte, hoogte en gewicht, eventueel aangevuld met kleur, barcode, verpakkingsspecificatie etc.

Belangrijk is om klantspecifiek vast te stellen wat de stamdata voor het geheel aan logistieke processen zijn. Welke gegevens zijn van kritisch belang voor een optimale logistieke afwikkeling?

Master Data flow kaart

Wat is master data management?

Master Data Management of kortweg MDM is een breed begrip dat betrekking kan hebben op complete processen en bedrijfsvoeringen. In dat brede perspectief is Master Data Management het gehele beleid dat erop gericht is om de kritische data van een organisatie in beeld te krijgen en te beheren.

MDM is een methode om al deze stamdata in een bestand te vatten dat beschikbaar gesteld kan worden aan afdelingen of functionarissen op het moment dat dit nodig is. Vanuit de wereld van logistiek en orderafhandeling kan deze definitie vertaald worden naar het verkrijgen en beheren van de belangrijke producteigenschappen zodat deze wanneer nodig beschikbaar komen in de supply chain.

Masterdata software voor WMS en ERP

Het aanduiden van de belangrijke stamdata vloeit meestal voort uit een gezamenlijke beslissing van verschillende functionarissen die in meer of mindere mate afhankelijk zijn van een goed geolied logistiek proces. De ene afdeling heeft wellicht meer data nodig dan de andere. Het beheren en beschikbaar stellen van de aangeduide masterdata is meestal een taak voor het WMS of ERP systeem.

De meeste WMS software kan ingevoerde master data beheren en beschikbaar stellen waar en wanneer men het in het logistiek proces nodig heeft. Dan rest de vraag hoe die stamdata foutloos in het Warehouse Management Systeem kunnen worden ingevoerd. Daarvoor is niet alleen specifieke master data software nodig maar ook hardware om de belangrijkste stamdata te scannen. Deze scanoplossingen worden ook weeg- en meetoplossing of dimensiescanner genoemd.

Hardware en software voor master data

Er zijn digitale meetsystemen en weegschalen voor logistieke toepassingen. Deze systemen meten en wegen nauwkeurig en geven een digitaal resultaat voor invoer van master data in het WMS of ERP systeem. Software zorgt voor automatische en foutloze invoer in het IT systeem. Een voorbeeld van een complete basisset is de Masterdata Toolkit.

Er is ook een volautomatische oplossing. Daarmee worden de volumetrics lengte, breedte, hoogte en gewicht van het artikel snel en 100% betrouwbaar bepaald. De MultiScan scant de dimensies en het geïntegreerde weegsysteem bepaalt het gewicht van het artikel. Deze data kunnen worden aangevuld met andere artikelgegevens die belangrijk zijn voor logistieke processen. Denk aan barcode, aanvullende specificaties en productafbeelding. Een foto van het product draagt bij aan de herkenbaarheid van het juiste artikel in het orderpick proces.

Investeren in master data management

Welke masterdata oplossing (hardware, software, accessoires) de meest geschikte is hangt af van o.a.

  • het assortiment
  • de verversingsgraad (hoe vaak komen er nieuwe producten in het assortiment bij)
  • de logistieke processen
  • de databehoefte (welke eigenschappen moeten worden vastgelegd)
  • budget (ROI - investering afgezet tegen verbeterpotentieel en besparing)
  • IT-systeem

Een goede tip is om bij een demonstratie de meet- en weeghandelingen te laten uitvoeren artikelen uit het eigen assortiment die de verschillende logistieke eigenschappen representeren.