Optimaliseren logistieke processen

Knelpunten elimineren en targets halen

Proces optimalisatie heeft tot doel om knelpunten te elimineren en targets te halen binnen de gewenste tijd en het vastgestelde budget. Een project om processen te optimaliseren geeft bovendien het inzicht om realistische targets en budgetten te bepalen.

Soms is het snel te herkennen waar een knelpunt in een logistiek proces ontstaat. In complexere logistieke operaties hangen processen echter nauw met elkaar samen, waardoor dit moeilijker wordt. Daarom kijken we altijd naar de impact van een verandering op een complete operatie, zodat een verbetering in het ene proces, geen nieuw knelpunt veroorzaakt in een andere.

Vijfstappenplan voor proces optimalisatie

Of je nu één deelproces wilt verbeteren of jouw volledige logistieke operatie onder de loep neemt, een succesvolle procesoptimalisatie volgt altijd dezelfde vijf stappen. Iedere stap bouwt voort op de vorige en voorkomt dat verbeteringen nieuwe knelpunten veroorzaken.

1. ​Proces
2. Data
3. Verspilling
4. Ontwerp
5. Borgen

Van het in kaart brengen van processen tot het monitoren van KPI’s, zo werk je stap voor stap aan een efficiëntere logistieke operatie.

Stap 1: Breng het proces in kaart

De eerste stap tot proces optimalisatie is het in kaart brengen van het proces. Bij het optimaliseren van meerdere processen of het geheel aan processen wordt deze stap voor elk afzonderlijk proces uitgevoerd.

Met behulp van een proces analyse wordt het proces in kaart gebracht. De uitvoering van een proces analyse wordt ook behandeld in de blog “hoe richt ik mijn magazijn optimaal in?”.

​Hoe pak je proces optimalisatie aan?

Allereerst is het noodzakelijk om de juiste kennis van de processen te vergaren. Dit is mogelijk door rond te lopen in het magazijn, mee te kijken en te werken met de processen, veel vragen te stellen en aantekeningen te maken.

De opgedane kennis moet vervolgens visueel in kaart worden gebracht. Dit kan met behulp van een proces flowchart (ook wel processchema genoemd). Een proces flowchart is een grafische weergave van een proces.

Met deze kennis en het omzetten van deze kennis naar een flowchart is de proces analyse afgerond. Het geheel aan in kaart gebrachte processen maakt ook de relatie tussen de processen duidelijk.

Stap 2: analyseer de juiste data

De volgende stap in procesoptimalisatie is het uitvoeren van een data-analyse. Hiermee krijg je inzicht in hoe vaak een proces wordt uitgevoerd, zowel op totaalniveau als per afzonderlijke processtap. In combinatie met de procestijden wordt zichtbaar welke processen of deelprocessen de meeste impact hebben en waar de grootste verbeterkansen liggen.

Bij een data analyse is het noodzakelijk om hiervoor representatieve data te gebruiken. Neem de data van een geheel kalenderjaar of zelfs meerdere jaren om de juiste conclusies uit de data analyse te kunnen trekken.

Let bij het selecteren van representatieve data op:

• Extreme waarden (uitschieters)
• Seizoensinvloeden
• Excepties (uitzonderingen)

Mochten deze zaken zich voordoen in de data, dan kan dit zorgen voor een vertekend beeld van de dagelijkse operatie. Zowel in de analyses als in de eindconclusies die de basis vormen voor de gewenste verbeteringen.

Stap 3: Vind de verspilling in het deelproces

Met behulp van de proces- en data analyse kan het knelpunt geïdentificeerd worden. Wanneer het knelpunt geïdentificeerd is, moet achterhaald worden wat de oorzaak hiervan is. Die kan gevonden worden door in te zoomen op het deelproces en te kijken welke specifieke verspillingen zich daar voordoen.

​8 manieren van verspilling volgens Lean Six Sigma

Binnen Lean wordt gewerkt met 8 verspillingen. Dit is een methode die is ontwikkeld voor Toyota om activiteiten te herkennen die geen waarde toevoegen voor de klant. Deze verspillingen zijn samengevat in het acroniem ‘TIM WOODT’ en vormen een veelgebruikte basis voor procesoptimalisatie binnen logistiek en warehousing.

Door een proces te analyseren aan de hand van deze acht vormen van verspilling, wordt snel zichtbaar waar onnodige tijd, beweging, voorraad of fouten ontstaan en waar de grootste verbeterkansen liggen.

​Lean Six Sigma: 8 manieren van verspilling

Veel voorkomende verspilling in de logistiek

Een voorbeeld van veel voorkomende verspilling is te veel bewegen van medewerkers (Motie). Te lange loopafstanden of rij-afstanden bij het orderpicken. Dit kan veroorzaakt worden door een inefficiënte orderpickroute, geen tot onvoldoende of onduidelijke werkinstructies, veel zoekwerk, lage voorraadbetrouwbaarheid, verkeerd of te laat replenishen enz.

Het is dan ook essentieel om na de vaststelling van de aard van verspilling de oorzaak of oorzaken vast te stellen.

Stap 4: Ontwerp het optimale proces

Nu is inzichtelijk

• Welk (deel)proces geoptimaliseerd moet worden
• Wat het knelpunt precies is
• Wat dit veroorzaakt

De volgende stap is het bedenken van het verbeterde proces.

Neem in dit ontwerpproces altijd het betrokken personeel mee. Met name de medewerkers die het logistieke proces uitvoeren. Door samen vanuit de praktijk over de verbetering na te denken komen de beste ideeën naar voren. Daarnaast wordt er alvast een draagvlak gecreëerd bij diegenen die uiteindelijk het verbeterde proces zullen uitvoeren en raakt men van begin af aan vertrouwd met de nieuwe werkwijze.

Zo wordt ook duidelijk wat verandert (en waarom) en wat blijft zoals men gewend was.

Praktijkvoorbeelden van proces optimalisatie

Een veelvoorkomend knelpunt in magazijnen is dat orderpickers onnodig veel meters maken. De oorzaak ligt vaak niet bij de medewerkers, maar bij de magazijnindeling. Snellopers en langzaamlopers liggen door elkaar, waardoor er geen logische routes worden gelopen.

​De oplossing: een ABC analyse

Met een ABC-analyse bepaal je de omloopsnelheid van ieder artikel. Op basis daarvan deel je het magazijn opnieuw in.

• ​A-artikelen: snellopers krijgen een locatie dicht bij de expeditie of het pickgebied.
• B-artikelen: gemiddeld lopende artikelen een centrale opslaglocatie.
• C-artikelen: langzaamlopers worden verder achter in het magazijn opgeslagen.

Hiermee maak je de loopafstanden korter, neemt de pickcapaciteit toe en daalt de tijd die nodig is om een order te verzamelen.

​Zijn er ook andere oplossingen?

Een ABC-analyse is niet altijd de enige juiste oplossing. Afhankelijk van het magazijn kan ook het pickproces worden aangepast, bijvoorbeeld door batch- of wavepicking toe te passen. In verdere geautomatiseerde warehouses kan een goods-to-man oplossing interessant zijn, waarbij producten naar de medewerkers worden gebracht in plaats van andersom.

​Zo kies je de juiste optie

Bij dit soort oplossingen is het altijd noodzakelijk om een business case te maken en de investering af te zetten tegen de besparingen (ROI). Hoeveel kost je proces nu, hoeveel bespaar je door de beoogde mechanisatie/automatisering en hoe lang is de terugverdientijd? De antwoorden hierop bepalen of een mechanisatie/automatisering oplossing de juiste optie voor verbetering zijn.

Per proces of deelproces kunnen er meerdere verbeteropties zijn. Om de juiste keuze te maken wegen o.a. de volgende factoren mee:

• ​Urgentie (hoe hoog is de nood)
• Aard van het bedrijf en de rol van de logistiek
• Budget
• Tijdsdruk (alles in 1 keer aanpakken of faseren)

​Voorbeeldberekening: Is een procesverbetering rendabel?

Een verbetering klinkt altijd aantrekkelijk, maar uiteindelijk bepaalt de businesscase of een investering verantwoord is. Daarom vergelijken we een mogelijke huidige situatie met de verwachte besparing.

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld. In de praktijk nemen we ook personeelskosten, piekbelasting, investeringen, capaciteit en terugverdientijd mee in de volledige businesscase.

​Logistieke processcan

Benieuwd waar binnen jouw magazijn de grootste verspilling zit? Een vrijblijvende processcan brengt de belangrijkste knelpunten en verbeterkansen snel in kaart.

Stap 5: Implementeer het verbeterde proces

Bij de implementatie is het noodzakelijk om de proces optimalisatie te waarborgen. Het personeel zal immers een nieuwe manier van werken moeten leren. Er zijn een aantal manieren om de nieuwe werkzaamheden duidelijk onder het personeel te communiceren, zodat er gewerkt wordt naar de nieuwe inrichting van het proces.

Denk hierbij onder andere aan:

• Het maken van duidelijke werkinstructies (welke talen/visueel)
• Voldoende magazijnsignalisatie (belijning, locatiestickers, brandveiligheidsborden, etc.).
• Sturing en handhaving door teamleaders/managers.

Daarnaast is het bij het doorvoeren van een verandering binnen een organisatie van belang om te focussen op change management. Hoe beter de verandering gemanaged wordt, des te beter zal de transitie verlopen. Goed change management vanaf de eerste stappen in het optimalisatie project zorgt ook voor minder weerstand van personeel en/of de organisatie.

​Conituous improvement, borging

Blijf na de implementatie het proces monitoren op effectiviteit.

Het monitoren is mogelijk door bijvoorbeeld gebruik te maken van een KPI-dashboard. Op deze manier kan er op tijd bijgestuurd worden of, als de resultaten tegenvallen, zelfs opnieuw gekeken worden naar de proces optimalisatie.

Hierdoor kunnen ook eventuele “bugs” in het proces geïdentificeerd en geëlimineerd worden. Track dus altijd de resultaten van de proces optimalisatie en reageer op de uitkomsten.

Hoe succesvol is de verbetering?

Of het nu om de verbetering van een (deel)proces gaat of het geheel aan logistieke processen: het resultaat bepaalt of de aanpak en investering aan geld, tijd en energie succesvol is geweest. Daarom is het belangrijk het proces te blijven monitoren. Zo kan worden vastgesteld hoe het resultaat van de efficiencyverbetering zich verhoudt tot de gemaakte kosten.