Voorraad management

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer, of voorraad management, is het organiseren en beheersen van de voorraad gedurende de volledige goederenstroom. Het gaat daarbij niet alleen om hoeveel voorraad je hebt, maar ook om waar deze ligt, wanneer je moet bestellen, hoeveel je moet bestellen en hoe betrouwbaar je voorraadgegevens zijn.

Goede voorraad zorgt ervoor dat de juiste artikelen op het juiste moment beschikbaar zijn, zonder onnodig veel kapitaal vast te leggen in voorraad.

Voorraadbeheer raakt daarmee meerdere onderdelen van de organisatie, waaronder inkoop, verkoop, productie, magazijn en IT.

Wat is de minimum voorraad zonder risico?

Voorraadhouden betekent kapitaal vastzetten in materiaal, grond- en hulpstoffen, onderdelen en artikelen die opslagcapaciteit en handelingen vergen. Dat wil je tot een minimum beperken. Maar wat is een verantwoord minimum? De productie stil laten vallen of niet kunnen leveren door 'out of stock' is een 'no go'. Daarom is het bepalen van de juiste veiligheidsvoorraad belangrijk. De optimale veiligheidsvoorraad hangt onder andere samen met de gewenste servicegraad, levertijden, vraagvariatie en de betrouwbaarheid van leveranciers.

Een hoge servicegraad drijft de voorraad omhoog. Een zo laag mogelijke veiligheidsvoorraad realiseer je als je kunt vertrouwen op:

• Effectief supply chain management/inkoop
• Actueel zicht op administratieve en fysieke voorraad
• Snelle verwerking van mutaties
• De juiste manier van plannen
• Communicatie en databeheer

Realtime zicht op actuele voorraad

Voorraad management gaat over materiaalstromen: vanaf goederenontvangst en opslag gaan je Stock Keeping Units (SKU's) door de processen totdat er geleverd wordt. Daarom is het nodig dat je realtime zicht hebt op de actuele voorraad:

• Hoeveel heb je in de opslag?
• Waar ligt het?
• Wat is de waarde?
• Hoeveel is er in bewerking? En in welk proces?

Naast inzicht in de actuele voorraad zijn ook voorraad-KPI’s belangrijk om te bepalen of je voorraadbeheer goed functioneert. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbetrouwbaarheid, voorraadwaarde, omloopsnelheid, servicegraad en het aantal voorraadtekorten. Door deze KPI’s structureel te monitoren, zie je waar voorraad onnodig wordt vastgehouden of waar juist het risico op misgrijpen ontstaat.

Kun je deze vragen niet naar tevredenheid beantwoorden? Of heb je een vraagstuk over het beter organiseren van opslag, inkoop, administratie en databeheer? Dan helpen we daar graag bij.

Passende systematiek en organisatie

Wij nemen met jou alle processen door die bepalend zijn voor jouw voorraad management (inkoop, verkoop, productie). Welke belangen en prioriteiten zijn er per afdeling? Hoe is het bij- en afboeken in de processen georganiseerd?

Ook analyseren wij de materiaalstromen. We brengen je voorraadlocaties in kaart: welke zijn er en hoe zijn die georganiseerd?

Wat is de status en waarde van de aanwezige courante en eventuele dode voorraad? Wat is de omloopsnelheid per SKU?

Op basis van het totaalbeeld ontwerpen wij de juiste voorraadsystematiek voor jouw activiteiten. Hoe lang, complex of risicovol is je supply chain? Heb je te maken met seizoensinvloeden? Specifieke eigenschappen van jouw business zijn bepalende voor de optimale voorraadhoogte en voorraadniveaus per artikel.

Wij adviseren je hoe je jouw voorraad management efficiënt en kostenbewust organiseert. Met actueel zicht op je voorraad en ontwikkelingen bestel je op het juiste moment de juiste hoeveelheid bij, die vervolgens op de juiste plek wordt weggelegd.

Voorraad op meer locaties?

Is de voorraad van jouw bedrijf verdeeld over meer bedrijfslocaties? Dan nemen we jouw processen en activiteiten als uitgangspunt voor een totaalplan. Daarin bepalen we op basis van kosten en efficiency welke artikelen in welke hoeveelheid op welke locatie op voorraad moeten worden gelegd.

Project voorraadoptimalisatie

Het wijzigen van je voorraad management raakt veel processen en afdelingen in je bedrijf. Het is niet alleen een kwestie van inkoop en logistiek, maar ook IT-ondersteuning en organisatie. Daarom is een projectmatige aanpak nodig. Wij ondersteunen je met het project- en verandermanagement totdat de gewenste situatie volledig en naar tevredenheid is gerealiseerd.

Voorbeeld uit de praktijk: voorraadoptimalisatie bij Van Gelder

Van Gelder is een aannemingsmaatschappij in grond-, weg- en waterbouw. Binnen de organisatie was er geen inzicht in of overzicht van de locaties waar voorraad lag. Ook de hoeveelheid en waarde van de voorraad waren onbekend. Dit gold zowel voor de opslaglocaties als voor de projectlocaties.

LOGISTORE bracht de oorzaken en gevolgen van de lage voorraadbetrouwbaarheid in kaart en beschreef de logistieke basisprocessen. Daarnaast werden artikelbestanden aangemaakt en opgeschoond en werd de voorraad fysiek opgeschoond.

Onderdeel van het project was ook het opstellen van een plan van eisen voor het voorraad- en projectsysteem en investeringsvoorstel. Vervolgens werd het locatiebeheer volgens het proces geïmplementeerd en het magazijn fysiek ingericht.

Belangrijke onderdelen van dit project:

• ​Oorzaken en gevolgen van de lage voorraadbetrouwbaarheid in kaart brengen.
• Logistieke basisprocessen beschrijven.
• Artikelbestanden en fysieke voorraad opschonen.
• Plan van eisen voor het voorraad- en projectsysteem opstellen.
• Investeringsvoorstel opstellen.
• Locatiebeheer volgens het proces implementeren.
• Magazijn fysiek herinrichten.